[轉錄]簡報別再執著特效!只要做到這3件事,就能讓聽眾專注不分心

撰文者楊芷盈 SmartM 人才培訓網 2016-09-07

每次上台簡報前,多數人都會為了事前準備而熬夜,用心搜尋需要的資料和圖片,不斷潤稿和修飾語句。

然而,當隔天自信滿滿的走上台開始報告,幾分鐘後卻發現所有同事都開始昏昏欲睡,或是滑手機發訊息,沒有人在注意簡報上的內容。這時候就得開始反省,是演說的技巧不好,或是簡報本身的設計了無新意?

羅德島設計學院(編按:是一所位於美國羅德島州首府普羅維登斯的私立藝術學院,藝術類全美排名第四)院長John Maeda認為,人們判斷資訊的方法大多是依賴視覺,若是想要觀眾保持專注,就必須在簡報上面放點有趣的東西。

軟體開發商iDoneThis的CEO Walter Chen分享三個方法,用最新、最有創意的方法讓簡報不再無趣,把自己的點子成功推廣出去。

一、驚奇的圖片

簡報者可以針對內容設計一些驚奇的圖片,搭配幾句簡短但能引起注意的標題,讓觀眾看到時眼睛為之一亮。這樣的手法不僅可以吸引觀眾的好奇心,也能快速讓他們知道報告所要表達的重點。但要注意的小地方是,不要使用太過誇張的圖或是太花俏的字體樣式,這樣反而會使觀眾分心,造成反效果。

偶爾可以在報告的間隔頁中放幾張有趣特別的圖片,不僅可以引導觀眾進入下一個主題,還能同時重新聚集他們的注意力。或是使用反差很大的標誌,像是原本放的都是目標達成率90%的圖片,突然來一個大叉叉引導下一個沒有達到預期成效的事項,更能凸顯問題所在,讓他們專心的聽接下來的問題討論或是解決方案。

二、簡短的故事

網路社群名人Gary Vaynerchuk曾說過:「每天有超過十萬個人看我表演,但大部分的時間我都只是坐在那裡喝不同的酒聊事情。」這表示,他能夠善用社群媒體和說故事的力量,即使做簡單的事,也能吸引到很多觀眾的注意。

因此,建議在準備簡報前,不論是數據相關的報告或開發市場分析,都可以先從說些簡短有寓意的故事開始,用這些有趣的故事情節引起觀眾的興趣,趁他們腦海中還在想像剛剛所說的故事時,套用到接下來要討論的主題,更能快速進入狀況而參與討論。畢竟,互動式的討論分析會比單方面的敘述還要有趣,也更容易使底下觀眾感同身受,抓到講者想要表達的重點。

三、有力的證據

當要報告分析資料的統整或是專案項目的結論這些比較枯燥乏味的事情時,若只是平鋪直述說出結果,那絕對會讓所有觀眾昏昏欲睡,並不會讓他們有進一步思考和提出想法的機會。因此,建議可以把這些歸納出的結論繪製成圖表或是數字比例圖,因為若能配合數據當成強而有力的證據,更能幫助觀眾有具體的想像和增加說服力。

舉例來說,當要分析員工會因為什麼原因離職時,可以用「根據統計調查顯示,有88%的員工會因為工作環境沉悶而離職。」這樣帶有數字證明的表達方式,搭配圓餅圖顯示其他原因各佔的比率,讓他們能夠對結果一目了然,留下深刻印象並增加信服力,也能讓觀眾多一點時間思考背後可能的原因,專注在會議的討論上。

要記得的是,若有這些證據或是參考資料,一定要附上統計來源,從哪裡收集或是下載的,才能提高公信力使觀眾相信

http://www.businessweekly.com.tw/KBlogArticle.aspx?ID=17746&path=h

 

 

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[轉錄]6種上台報告的NG行為

這世界有太多乏味的簡報!6種上台報告的NG行為,千萬別再做了

好不容易想好了要講什麼,也做好了簡報投影片,但是一站上台,完美的簡報又開始崩解。聽眾看起來眼神渙散,你也似乎無力改變,反正就是沒有人想專心聽你報告…

這世界有太多乏味的簡報了,聽眾已經被訓練成幾分鐘內覺得無趣,就會毫不留情地滑起手機!想讓聽眾認為你誠意十足,內容新奇,至少要懂得避免這6種報告的NG行為:

1.逐字讀稿
溝通大師柏特‧戴克(Bert Decker)表示,「讀稿讓人覺得不夠誠懇,也缺乏熱情。」當講者照著投影片上的文字或講稿照本宣科時,就無法和現場觀眾眼神交流。

2.大聲嘶吼
有些講者以為自己聲音夠宏亮,因此不使用麥克風,放開嗓子嘶吼。不過,講者不是帶兵的軍官,沒必要對著觀眾吼叫,否則成為命令而不是溝通。以自然富有感情的聲音溝通,才能深入人心。

3. 把身體靠在講桌上
這個舉動會讓觀眾想問:「你累了嗎?」甚至以為你對這場演講或簡報意興闌珊。

4.來回踱步
講台上無意義地走來走去,會給觀眾「講者很緊張、沒自信」的印象,也會對觀眾產生視覺上的干擾。除非必要,否則應該避免走到螢幕前面遮住投影內容,這樣很容易造成觀眾的干擾。

5.立正或兩腿交叉
由於這並非在放鬆狀態時呈現的自然站姿,讓人以為講者採取防衛或軟弱的態度。比較好的站姿是雙腳打開與肩同寬、腳掌踩平站穩。

6.以道歉開場
講者不該一開始就用「抱歉」(或暗示抱歉的詞句)開場,雖然看似開誠布公,卻是在告訴觀眾自己有多麼緊張,對觀眾毫無好處。講者必須專注於觀眾的感覺與需求,而不是「對不起觀眾」。

來源:http://www.managertoday.com.tw/articles/view/52620

 

 

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[轉錄]沒人有義務聽你的簡報!給年輕人:成功之前,永遠要假設自己一點都不重要

撰文者鍾子偉 哈佛之後的人生 2016-08-01

現在是夏天,很多組織開始舉辦很多創業聚會、社群分享會或是整整兩天的活動,專注在如何打造一個商業企劃或是創造一個完美的10分鐘提案,試著吸引你第一個投資人或是未來的商業伙伴。

許多年輕的學生、剛畢業的新鮮人,或是20到30歲的年輕上班族會參加這些活動,尋找他們第一個創業的點子,或是如何增加他們踏出正確第一步的機會。

當要介紹我們的公司給完全陌生的群眾,或是想要吸引從未見過的關鍵投資人時,我們應該要注意什麼?什麼是我們一定要放進去,什麼又是絕對不該提的?什麼是提案或是Powerpoint簡報中最常見的錯誤?

有一個很常見的錯誤其實很容易懂。在許多創業聚會或是比賽中,我看過許多次當評審打開Powerpoint檔案之後,立刻就開始搖頭,已經有一個不好的印象。

為什麼?簡報檔案有55頁、或73頁。有時甚至超過100頁。

這幾乎從未留下好的印象,而那些要讀或是聽你簡報的人甚至還沒開始看第一頁,我們就已經先有一個不好的開始了。

為什麼太長的簡報檔案是件壞事

首先,會犯這種錯誤的團隊通常是很年輕的團隊,還是學生或是他們第一次創業。他們很年輕、沒什麼工作經驗或是沒什麼創業曝光機會。對於一個第一次創業的年輕團隊,你很難正當化一份超級長的簡報檔案。這就是像是一個大二學生卻有一份5頁的履歷,而一個30歲左右的Google主管把他職涯最重要的里程碑都寫進兩頁不到的履歷一樣。

這通常暗示著簡報裡面一定有很多不必要的資訊,在組織面來說,這個簡報不簡潔、沒有效率、沒有直指重點。這立刻凸顯了這個團隊大概很年輕、天真沒有太多實務經驗展示自己的能力,而當要跟未來的伙伴或是投資人溝通商業訊息時,我們應該要盡可能的直接切入重點。他們的分析能力和商業判斷很有可能還不是很成熟。

在商業環境中,不管是創業或是幫助一個大公司跟新的客戶談判新的訂單,我們一定要自動假設對方非常忙碌。他們的行程很滿,見我們之前可能已經有3個會議,之後可能還有3個會要開。他們很累、緊繃、很匆忙。而且既然他們不瞭解我們,這又是第一次見到我們,如果打開一個85頁的PPT檔案,這真的很難讓他們能夠有一個很好的印象。

既然我們很年輕,沒有幾年經驗,沒人知道我們是誰,在我們有第一個成功紀錄之前,一定要假設我們一點都不重要

這些潛在的未來投資人或是伙伴、我們理想上想要吸引的人,他們不欠我們什麼。他們不知道我們,因此沒有義務聽我們說兩小時的話,或是仔細的閱讀過長簡報檔案的每一頁。

永遠假設我們不重要,時間已經開始倒數,要盡快的切入重點。

對於年輕或是第一次組成的團隊,理想上的簡報長度應該要控制在10到20頁,足夠談到重點並能夠快速總結,但又不會太長放入太多沒必要的東西,或是讓聽眾或讀者失去注意力。

這個關鍵的資料是否有讓你的讀者更能夠瞭解產品?是否能夠讓你的點子更吸引人?如果沒有,那它很可能並不需要放進去。

第二點我們應該絕對避免的是,用談個人團隊情緒、理想或是夢想的頁面來開啟簡報

如果簡報有60頁已經太長了的話,如果前10頁全都是關於創始團隊個人的故事、可愛的照片、童年的經驗或為什麼他們想要為台灣做這個的話,同樣是一個很不好的徵兆。

對於忙碌的陌生人,他們只有20分鐘能給我們,保險起見要假設最壞的情況,除非之前已經有3個成功的創業經驗,不然他們根本不會在意。至少在我們能夠回答所有實際商業點子相關的問題,以及這對他們有什麼好處之前,他們不會在意。先切入那些重點,然後或許在簡報的最後最後,可以有1個或2個附註關於我們個人的故事。

所以盡快切入那些在提案中一定要提到的重點

你的點子是什麼?你能證明市場有這個需要嗎?類似可相比的產品是什麼或是未來的競爭對手是誰?你將如何賺錢? 團隊的背景是什麼?預測的財務數字和未來的時間表呢?最終,你需要多少錢,你需要從這些聽眾那邊拿哪些資源?

在他們開始有興趣,並被你的商業點子吸引了之後,或許他們會開始問你的個人故事、夢想,以及為什麼你要做這個。這通常是件好事,因為這表示他們好奇並想要知道更多。但用個人情緒或對於實際商業情況完全沒有客觀的描述當作開場,通常是個警告,這個團隊要不是太過有自信,或是之前太沒經驗而過度理想化。

除非我們能夠證明,不然對於市場、真實世界、這些完全陌生的人,我們一點都不重要,沒有人欠我們、沒有人有義務要聽他們可能根本不感興趣的個人故事。

雖然這些主要的方向是針對創業提案或是簡報,但在許多方面來說,也可以在很多商務層面上當作不錯的參考,從打造一個簡潔引人注目的履歷、籌備一場很棒的業務會議,到擁有正確的思維去為你的團隊打造一個最有效率的商業環境。
作者簡介_鍾子偉(Joey)
出生於台灣,在美國長大。12歲回到台灣,20歲出版第一本書,23歲於瑞士銀行證券研究部門工作,24歲進入哈佛商學院,是有史以來最年輕的台灣人。25歲在紐約Ralph Lauren實習,26歲畢業,是台灣模擬聯合國推展協會創會理事長。28歲當上中國三麗鷗總經理,現年30歲,離開三麗鷗在台北創業。著有《放膽去闖,上海職活的故事》、《記得你22歲的眼神》。

http://www.businessweekly.com.tw/KBlogArticle.aspx?ID=17374

 

 

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[轉錄]開放資料的五顆星

來源:http://5stardata.info/zh-TW/

 

五顆星 ★ 開放資料
全球資訊網(World Wide Web)發明者和鏈結資料的創始者,提姆.柏納-李 (Tim Berners-Lee)建議了一個開放資料五顆星的分類架構 在此,我們提供在每一顆星中每一步驟的範例且解釋這些步驟的成本和效益:

5-star steps by example

範例 …

根據提姆所說的五顆星開放資料計畫中每一顆星,我們提供以下範例,這個範例資料是來自於’愛爾蘭.戈爾威郡的三天溫度預報’:

★ 採用開放授權,讓手上的資料(任何資料格式)可以在網路上取得1範例 …
★★ 讓這份資料能以結構化的方式取得(例如用 Excel 取代掃描的表格)2範例 …
★★★ 使用開放格式取代專屬格式(例如用 CSV 取代 Excel)3範例 …
★★★★ 使用 固定網址 來表示資料,使其它人可以連結到資料在資料網絡中的位置4範例 …
★★★★★ 鏈結你的資料到其它資料,以提供資料之間的脈絡關係,例如兩份資料間的相等關係(owl:sameAs)。5

 

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SQL 找重覆資料

select 要找的資料,count(要找的資料) as num
from TABLE
group by 要找的資料

 

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[轉錄]論文文獻引用 APA 格式

來源:https://zh.wikipedia.org/wiki/APA%E6%A0%BC%E5%BC%8F

APA格式是一個為廣泛接受的研究論文撰寫格式,特別針對社會科學領域的研究,規範學術文獻的引用和參考文獻的撰寫方法,以及表格、圖表、註腳和附錄的編排方式。
正式來說,APA格式指的就是美國心理學會(American Psychological Association)出版的《美國心理協會刊物準則》,目前已出版至第六版(ISBN 9781433805615),總頁數272頁,而此協會是目前在美國具有權威性的心理學學者組織。APA格式起源於1929年,當時只有7頁,被刊登在《心理學期刊(Psychological Bulletin)》[1]。
文獻引用[編輯]
文獻引用是在一篇文章的段落或文字之中「參考來源」的標註。APA格式使用哈佛大學文章引用格式,通常來說,一個引用包含了作者名和發表日期,以括號夾註(有時會再加上頁數),放在引用文字或句子之後
詳細的引用或參考資料則放在位於文章最後的「參考文獻」或「Works Cited」部分。APA格式明確的定義「參考文獻」只放入文章內容引用的來源,所以有些文章才會有「參考文獻(Reference)」和「Bibliography」的分別。(Bibliography另外包含了作者背景知識的來源,不一定是直接被引用的文獻。)

單一作者
格式應為「(作者姓氏(非首字母),發表年份)」。若作者姓名在文章中已被提及,只需標出年份就好(若需要可加上頁數),仍需使用括號。多位作者以上同理。
A recent study found a possible genetic cause of alcoholism (Pauling, 2005).
Pauling (2005) discovered a possible genetic cause of alcoholism.

兩位作者
作者姓氏必須以他們的名字在其發表文章內的順序來排序。若兩個作者都在括號內引用,名字中間需加上「&」符號;若不在括號內則使用「and」。
A recent study found a possible genetic cause of alcoholism (Pauling & Liu, 2005).
Pauling and Liu (2005) discovered a possible genetic cause of alcoholism.

3至5位作者
第一次引用時需列舉全部的作者,往後若引用相同的文獻,只需舉出最主要的作者,再加上「et al.」但是,在參考文獻部分,全部作者的姓名皆須列舉出來
A recent study found a possible genetic cause of alcoholism (Pauling, Liu, & Guo, 2005).
Pauling, Liu, and Guo (2005) conducted a study that discovered a possible genetic cause of alcoholism.
Pauling et al. (2005) discovered a possible genetic cause of alcoholism.
A recent study found a possible genetic cause of alcoholism (Pauling et al., 2005).

6位作者以上
舉出第一位作者即可,格式應為「(作者 et al.,年份)」。在參考文獻部分,全部作者的姓名皆須列舉出來。
Pauling et al. (2005) discovered a possible genetic cause of alcoholism.

多篇文獻,同一作者
若一作者有多篇你想引用的文獻,只需用逗號來區隔作品的發表年份(最早到最晚依序排列)。若多篇文獻在同一年內發表,請在年份後面加上a、b、c……等標註。(按:abc的使用需與參考文獻部分有所對應,而這些文獻的編排以標題名稱的字母來決定。)
A recent study found a possible genetic cause of alcoholism (Pauling, 2004, 2005a, 2005b).
Pauling (2004, 2005a, 2005b) conducted a study that discovered a possible genetic cause of alcoholism

多篇文獻,多位作者
根據上一個的規則,並且使用分號隔開排序先依照作者姓氏的字母,接著是發表年份
A recent study found a possible genetic cause of alcoholism (Alford, 1995;Sirkis, 2003; Pauling, 2004, 2005)

直接引述
格式與前述無不同,一樣為「(作者,年份,頁數)」。
When asked why his behavior had changed so dramatically, Max simply said “I think it’s the reinforcement" (Pauling, 2004, p. 69).

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參考文獻清單[編輯]
APA格式規定「參考文獻」部分的人名必須以姓氏的字母順序來排列,包括姓氏的前綴。譬如,Martin de Rijke應被改成「De Rijke, M.」;Saif Al Falasi則改成「Al-Falasi, Saif.」。(阿拉伯文名字通常在姓氏和前綴之間加上連字號「−」,所以姓氏和前綴自成一體。)

紙本文獻[編輯]

單一作者著作的書籍:
Sheril, R. D. (1956). The terrifying future: Contemplating color television. San Diego: Halstead.

兩位作者以上合著的書籍:
Smith, J., & Peter, Q. (1992). Hairball: An intensive peek behind the surface of an enigma. Hamilton, ON: McMaster University Press.

文集中的文章:
Mcdonalds, A. (1993). Practical methods for the apprehension and sustained containment of supernatural entities. In G. L. Yeager (Ed.), Paranormal and occult studies: Case studies in application (pp. 42–64). London: OtherWorld Books.

期刊中的文章(連續頁碼):
Crackton, P. (1987). The Loonie: God’s long-awaited gift to colourful pocket change? Canadian Change, 64(7), 34–37.

期刊中的文章(非連續頁碼):
Rottweiler, F. T., & Beauchemin, J. L. (1987). Detroit and Narnia: Two foes on the brink of destruction. Canadian/American Studies Journal, 54, 66–146.

月刊雜誌中的文章:
Henry, W. A., III. (1990, April 9). Making the grade in today’s schools. Time, 135, 28-31.

報紙中的文章:
Wrong, M. (2005, August 17). Misquotes are “Problematastic" says Mayor. Toronto Sol. p.4.

政府官方文獻:
Revenue Canada. (2001). Advanced gouging: Manual for employees (MP 65–347/1124). Ottawa: Minister of Immigration and Revenue.

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線上文獻[編輯]
針對電子文獻、網站和線上文章,APA格式的網站上有訂定一些基本的規則,第一就是提供讀者詳細的文獻內容來源,第二為提供其有效的參考來源。

網路文章的列印版本
Marlowe, P., Spade, S., & Chan, C. (2001). Detective work and the benefits of colour versus black and white [Electronic version]。Journal of Pointless Research, 11, 123–124.

電子期刊的文章(只有網路版的期刊)
Blofeld, E. S. (1994, March 1). Expressing oneself through Persian cats and modern architecture. Felines & Felons, 4, Article 0046g. Retrieved October 3, 1999, from http://journals.f+f.org/spectre/vblofeld-0046g.html

電子簡訊(newsletter)的文章
Paradise, S., Moriarty, D., Marx, C., Lee, O. B., Hassel, E., et al. (1957, July). Portrayals of fictional characters in reality-based popular writing: Project update. Off the beaten path, 7(3). Retrieved October 3, 1999, from http://www.newsletter.offthebeatenpath.news/otr/complaints.html

單篇線上文獻(無作者及著作日期)
What I did today. (n.d.). Retrieved August 21, 2002, from http://www.cc.mystory.life/blog/didtoday.html

從大學課程或系上網站取得的文獻
Rogers, B. (2078). Faster-than-light travel: What we’ve learned in the first twenty years. Retrieved August 24, 2079, from Mars University, Institute for Martian Studies Web site: http://www.eg.spacecentraltoday.mars/university/dept.html

從資料庫搜尋的期刊文章的電子複製版本(3至5位作者)
Costanza, G., Seinfeld, J., Benes, E., Kramer, C., & Peterman, J. (1993). Minutiæ and insignificant observations from the nineteen-nineties. Journal about Nothing, 52, 475–649. Retrieved October 31, 1999, from NoTHINGJournals database.

電子郵件或其他個人通訊(限定文字)
(A. Monterey, personal communication, September 28, 2001).

儲存於光碟的書籍
Nix, G. (2002). Lirael, Daughter of the Clayr [CD]。New York: Random House/Listening Library.

儲存於錄音帶的書籍
Nix, G. (2002). Lirael, Daughter of the Clayr [Cassette Recording No. 1999-1999-1999]。New York: Random House/Listening Library.

 

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[轉錄]好用的Ubuntu螢幕截圖軟體Shutter

來源:http://elesson.tc.edu.tw/~yunol/shutter/

Shutter是在Linux下一款不錯的抓圖軟體,有附加自己的圖片編輯程式,很像Windows之下的Snagit。

Shutter的安裝

應用程式→Ubuntu 軟體中心→搜尋Shutter→找到之後就可以安裝了。

 

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