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[轉錄]簡報別再執著特效!只要做到這3件事,就能讓聽眾專注不分心

撰文者楊芷盈 SmartM 人才培訓網 2016-09-07

每次上台簡報前,多數人都會為了事前準備而熬夜,用心搜尋需要的資料和圖片,不斷潤稿和修飾語句。

然而,當隔天自信滿滿的走上台開始報告,幾分鐘後卻發現所有同事都開始昏昏欲睡,或是滑手機發訊息,沒有人在注意簡報上的內容。這時候就得開始反省,是演說的技巧不好,或是簡報本身的設計了無新意?

羅德島設計學院(編按:是一所位於美國羅德島州首府普羅維登斯的私立藝術學院,藝術類全美排名第四)院長John Maeda認為,人們判斷資訊的方法大多是依賴視覺,若是想要觀眾保持專注,就必須在簡報上面放點有趣的東西。

軟體開發商iDoneThis的CEO Walter Chen分享三個方法,用最新、最有創意的方法讓簡報不再無趣,把自己的點子成功推廣出去。

一、驚奇的圖片

簡報者可以針對內容設計一些驚奇的圖片,搭配幾句簡短但能引起注意的標題,讓觀眾看到時眼睛為之一亮。這樣的手法不僅可以吸引觀眾的好奇心,也能快速讓他們知道報告所要表達的重點。但要注意的小地方是,不要使用太過誇張的圖或是太花俏的字體樣式,這樣反而會使觀眾分心,造成反效果。

偶爾可以在報告的間隔頁中放幾張有趣特別的圖片,不僅可以引導觀眾進入下一個主題,還能同時重新聚集他們的注意力。或是使用反差很大的標誌,像是原本放的都是目標達成率90%的圖片,突然來一個大叉叉引導下一個沒有達到預期成效的事項,更能凸顯問題所在,讓他們專心的聽接下來的問題討論或是解決方案。

二、簡短的故事

網路社群名人Gary Vaynerchuk曾說過:「每天有超過十萬個人看我表演,但大部分的時間我都只是坐在那裡喝不同的酒聊事情。」這表示,他能夠善用社群媒體和說故事的力量,即使做簡單的事,也能吸引到很多觀眾的注意。

因此,建議在準備簡報前,不論是數據相關的報告或開發市場分析,都可以先從說些簡短有寓意的故事開始,用這些有趣的故事情節引起觀眾的興趣,趁他們腦海中還在想像剛剛所說的故事時,套用到接下來要討論的主題,更能快速進入狀況而參與討論。畢竟,互動式的討論分析會比單方面的敘述還要有趣,也更容易使底下觀眾感同身受,抓到講者想要表達的重點。

三、有力的證據

當要報告分析資料的統整或是專案項目的結論這些比較枯燥乏味的事情時,若只是平鋪直述說出結果,那絕對會讓所有觀眾昏昏欲睡,並不會讓他們有進一步思考和提出想法的機會。因此,建議可以把這些歸納出的結論繪製成圖表或是數字比例圖,因為若能配合數據當成強而有力的證據,更能幫助觀眾有具體的想像和增加說服力。

舉例來說,當要分析員工會因為什麼原因離職時,可以用「根據統計調查顯示,有88%的員工會因為工作環境沉悶而離職。」這樣帶有數字證明的表達方式,搭配圓餅圖顯示其他原因各佔的比率,讓他們能夠對結果一目了然,留下深刻印象並增加信服力,也能讓觀眾多一點時間思考背後可能的原因,專注在會議的討論上。

要記得的是,若有這些證據或是參考資料,一定要附上統計來源,從哪裡收集或是下載的,才能提高公信力使觀眾相信

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