永遠的橘子園

[轉錄]一張圖,讀懂不斷改善的PDCA循環法則


來源:經理人

2018-02-22 17:00 整理‧撰文 林庭安

吳瑄庭 / 製圖
(本文出自《經理人月刊》2018 年 2 月號,封面故事:活用PDCA做管理)

「每天改善1%,1年強大37倍。」是日本樂天社長三木谷浩史的名言,這蘊含的道理即是每天持續改善的「PDCA循環」。其概念源自美國,卻因日本貫徹,才又被世人重視,我們將源流整理如下。

美國製衰頹,日本生產興起
1920年代 美國產品主宰世界市場
第一次世界大戰後,許多工業國家受到戰火蹂躪,卻只有北美洲有能力生產、製造商品。因此,在1920年起的幾十年間,美國製的產品遍及世界。

1950年代 日本崛起的祕密:全面品質管理
1955年起,品質好、價格平實的日本產品開始進入美國,威脅北美工業。
第二次世界大戰後,日本為了重建國家,邀請品質管理大師威廉‧戴明(William Deming)到日本授課。戴明傳授全面品質管理十四要點,他認為在產品製造完才「抽樣檢驗」,往往太遲且無效。應該在每個環節都落實檢查、修正,讓產出擁有穩定品質,就無須事後檢驗了。

1980年代 PDCA成為重要管理工具
為了讓組織能管控各個生產環節,戴明將生產流程歸納如右圖循環,而日本人濃縮成計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act)循環。1980年代,因為日本產品品質受到各國認可,戴明理論再度受到重視。自此,PDCA循環成為世人熟知的管理工具。

讀懂PDCA
計畫 Plan:找出問題原因,制定「改善計畫」
定義問題與目標:透過不斷問「為什麼」,找出問題真正的原因。豐田生產管理強調。用「5個為什麼」就能找到隱藏在表象的根因

制定計畫:利用魚骨圖、樹狀圖等工具梳理流程,訂出計畫。

選出最佳方案:擬訂計畫時,至少要提出3種方案,互相比較、分析,才能選出最佳方案。

執行 Do:依據計畫,馬上採取行動
別等問題浮現才改善:在公司或個人狀況好的時候進行PDCA循環,就算失敗也能重新來過。

將進度與成果「可視化」:把執行原因與進度等資訊公開,不僅能蒐集更多意見,也能獲得持續關注。

從小地方著手:先小規模執行某個部分,再觀察結果,決定接下來怎麼做。

查核 Check:檢討計畫與成果,邊執行、邊改善
反覆確認推動PDCA的「目的」:將目的寫在紙或看板上,可防止操作人員偏離目標

順利與否,都要分析原因:執行不順利時,反省,並進行改善;計畫順利也要分析「為什麼」,傳承方法。

適時「喊停」:改善不是永無止盡,發現計畫不可行,不要過度逞強,要適時「停止」或「從頭開始」。

行動 Act:針對落差原因,修正與調整
標準化或重啟循環:循環如果有效,把方法標準化;若是無效,就要檢討原因,重新啟動下一個循環。

吸取他人經驗:觀察、身邊成功人士或組織的做法,進而吸收、轉化為自己的能力。

擴及整體:PDCA不能只靠一個人完成,找出誰會受影響,再與之商量,才能把改善擴及全體。

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5種變形,強化既有循環
研究執行與規畫差距的PDSA
戴明認為第三步驟Check的英文有「阻礙」之義,在1993年將之改為「學習研究」(Study),把此步驟的重點放在「研究規畫與執行間的落差」。靠著不斷自問:我們藉由循環學到了什麼?出了什麼差錯?建立知識體系。

時時檢視目標的G-PDCA
《讓自己快速進化的PDCA筆記術》指出,在改善、試誤之前,要讓終點明確,才能擁有精確的結果。換句話說,就是在執行PDCA之前,不斷問自己:轉動PDCA的目的是為了什麼?把明確的目標(Goal)定義出來。

持續追蹤改善效果的PDCA+F
《TOYOTA的PDCA+F》裡強調,豐田(Toyota)成功的祕訣就在於不斷追蹤PDCA循環的結果。他們不會因為得到某種改善,就認為「反正已得到成果,就做到這裡吧!」而放慢改善步調;而是會想「終於獲得成果,接下來要努力變得更好」而繼續勤奮改善。

橫向追蹤公司內部成果:將PDCA成果從個人擴大到團體,即是將某單位的成果應用在其他單位,讓內涵升級為企業整體的成果。

追蹤其他公司成果:詢問合作廠商或相關公司的負責人「為什麼會成功」,並親自觀察現場,將掌握到的知識添入自己的工作中。

失敗報告:就算PDCA執行失敗也要撰寫報告,保存經驗,做為公司的共有知識財。

著重分析現況的OPDCA
在執行PDCA循環前,先觀察(Observation)現況,以問題分析的邏輯找出需改善的地方或問題,再據此擬定計畫、轉動PDCA。另一種說法是O代表Objective(目標),先釐清PDCA的目的再執行。

建立經驗資料庫的PDCAR
把PDCA執行的成果與經驗記錄(Record)下來,當成下一個問題解決的依據與基礎。透過紀錄,將成功的行動標準化,有助於組織執行知識管理(knowledge management)或建立資料庫。

資料來源:《轉危為安》,經濟新潮社出版;《讓自己快速進化的PDCA筆記術》,時報出版;《TOYOTA的PDCA+F》,東販出版;《品質致勝》,商周出版;〈Evolution of the PDCA Cycle〉

心情小語:


縱使被說壞話、被討厭,也沒什麼好在意的。
因為「對方如何看你」,那是對方的事情。
                                           2016-11-13
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