[轉錄]PMP – 採購 Procurement

來源:http://jlo0420.blogspot.tw/2010/12/pmp-procurement.html

◎合約
1. 是買方與賣方之間的法律文件;代表一份對兩造有約束力的協定
2. 合約五基本要素 => CCOLA
(1) 能力(Capacity): 資格、法定年齡、個別的法律實體
(2) 對價(Consideration): 從賣方到買方改變項目的所擁有
(3) 要約(Offer): 為某事交換某事的提議
(4) 合法目的(Legal): 合法事情的合約成立
(5) 接受(Acceptance): 買方願意接受自賣方的要約
3. 採購合約包含條款(Terms)與條件(Conditions)
(1) 確保所有的採購滿足專案特定需要
(2) 同時又遵循組織之採購策略
(3) 是專案管理團隊的責任
4. 在不同應用領域,又稱同意書、協定、轉包契約、或採購單
5. 簽訂產品或服務合約,是一種分派管理潛在風險責任或分擔潛在風險的方法

◎採購招商文件
1. 資訊邀請書(RFI): 用來請求服務供應者的資格
2. 報價邀請書(RFQ):
(1) 用來請求一項標準品項的價格
(2) 通常用於小金額的請求建議書,或不需高程度客制化商品類型的產品
3. 提案邀請書(RFP):
(1) 用來請求賣方對所要求之工作有關的進行方式、價格及重要細節,提出執行建議
(2) 通常用於較大型、較高價格、與客製化的產品或服務
4. 投標邀請書(RFB)或邀標書(IFB): 通常用於政府的公告招標過程;與RFP特性類似

◎合約類型
1. 固定價款合約(Fixed-Price contracts): 買方必須精確地詳述所邀採購的產品或服務
(1) 絕對固定價款合約(FFP; Firmed Fixed Price Contracts): 最常用。
。一開始就設定好貨品價格,除非工作範疇變更,其價格不得變更
(2) 固定價款加獎金合約(FPIF; Fixed Price Incentive Fee Contracts):
。設定合約價款上限
。將財務誘因(ex: 賣方成本、時程、技術性能有關)與達成約定度量指標相連結
。最終合約價款依賣方完成所有工作的績效而定
(3) 固定價款附經濟賈格調整合約(FP-EPA; Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts):
。履約期間長達數年
。合約附有特殊條款,允許參照可靠的財務指標以預先界定的最終合約價款調整
。意在保障買賣雙方面對不可控制的外在環境因素
2. 成本可償還合約(Cost-Reimbursable contracts):
>當一開始無法精確定義工作範疇及需要調整,或工作本身存在高風險
>合約包含完成工作所有合法的實際支出成本,加上賣方利潤的服務費
(1) 成本加固定服務費合約(CPFF; Cost Plus Fixed Fee Contracts):
。賣方所有執行合約的正當成本再加上一筆專案初估成本的某百分比的固定服務費
。服務費不受績效影響,且金額不會改變,除非範疇變更
(2) 成本加獎勵金合約(CPIF; Cost Plus Incentive Fee Contracts):
。執行合約的正當成本加上預先界定的獎勵金
。成本差異部分,由買賣雙方依預先商議成本分攤公式進行分攤
(3) 成本加獎金合約(CPAF; Cost Plus Award Fee Contracts):
。獎金必須滿足合約所定義主觀的績效準則
。買方對賣方績效為主觀認定,通常無法訴諸裁判
3. 工料計價合約(Time and Material contracts; T&M): 為一混合合約型態。
(1) 經常應用在無法在短期內定清楚的工作條款之人事擴增、專家獲得及任何外來支援的狀況
(2) 於合約中要求設定價款及時間上限,以免成本無限制的成長
(3) 買方合約的總額及數量未在合約確認
(4) 通常用於緊急或小金額的採購

◎工作條款
1. 設計(Design):
(1) 由買方提供賣方所需一切明確的細節
(2) 通常是用於固定價格的合約
(3) 買方確切知道何者是需要的,並希望沒有來自規格上的差異
2. 功能性(Functionality):
(1) 由買方向賣方詳述開發新的系統所需的功能性
(2) 通常適用於成本外加(Cost Plus)的合約
(3) 買方唯一顧慮的是供應商達成所需要的目標

◎投標人會議
1. 又稱合約商會議、供應商會議、投標前會議
2. 於投送標單或建議書之前,預期的賣方與買方之間的會議;目的:
(1) 讓任何潛在的議題得到釐清
(2) 確保所有預期的賣方對於採購有清楚且相同的了解
(3) 沒有任何一位投標人受到差別待遇;須確保所有預期的賣方都聽到任一賣方提出的問題,及所有買方的回答
3. 採取合理的步驟,確保潛在賣方公平報價,沒有勾結串騙(Collusion)

◎非競爭型態採購
1. 唯一來源(Sole Source)
(1) 使用沒有其他競爭者的公司
(2) 通常具專利或某種其他類型的智慧財產權
2. 單一來源(Single Source)
(1) 選擇比較喜愛一起共事的夥伴,或決定不尋求競爭者

◎採購談判
1. 談判釐清結構、需求及其他採購條款,使買賣雙方於簽約前達成協議
2. 談判訂定買賣雙方均可執行的合約文件
3. 談判主題: 責任、變更權責、適用條款、管轄法律、技術、營運管理方法、產權、合約融資、技術解決方案、總時程、付款及價格等
4. 專案經理於談判時出席以提供協助,及視需要澄清專案之技術、品質、及管理需求

◎結束採購
1. 為完成每一項採購的流程;涉及驗證所有工作及交付標的是可接受的,且支援結束專案或階段流程
2. 流程包含: 了結未決求償、更新紀錄反映最終結果、資料建檔供未來使用等行政流程

 

 

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